چگونه با کمک ماژول دورکاری، مرکز تماس خود را مدیریت کنیم؟

امروزه با پیشرفت تکنولوژی، و همچنین فراگیر شدن ویروس کویید-19، افراد بیشتر و بیشتری ترجیح می‌دهند که فعالیت‌های شغلی خود را به کمک ماژول دورکاری و از طریق مراکز تماس دورکاری، انجام دهند. اما بسیاری از افرادی که تصمیم می‌گیرند با کمک یک ماژول دورکاری، مرکز تماس دورکاری خود را مدیریت کنند، از چالش‌های این مسیر و نکاتی که باید در نظر بگیرند اطلاعات کافی ندارند. در این مقاله، ما توصیه‌های مهمی‌ را با شما خوانندگان عزیز در میان می‌گذاریم که در مدیریت مرکز تماس دورکاری به شما کمک خواهند کرد.

توصیه‌هایی برای مدیریت مرکز تماس دورکاری

1.حس هدفمندی را در تیم تقویت کنید.

مدیرانی که از طریق ماژول دورکاری فعالیت می‌کنند، باید بتوانند بر روی عملکرد کارمندان نظارت دقیقی داشته باشند و بازخورد‌ها و توصیه‌های‌شان را با کارمندان در میان بگذارند. اما زمانی که صحبت از مدیریت یک مرکز تماس دورکاری در میان باشد، این کار چندان هم ساده نیست. این حال، ما برای این موضوع راه حلی داریم. نرم افزار‌ها و ابزارهایی وجود دارند که ارتباط دو طرفه شما و کارمندان را امکان‌پذیر می‌کنند. از جمله نرم افزار scorebuddy.

  از طریق راه اندازی آنها، می‌توانید بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشید و حس هدفمندی آنان را تقویت کنید.

2.روابط را تقویت کنید.

تقویت روابط، یکی از اصول اساسی مدیریت مرکز تماس دورکاری است. فقط از این طریق می‌توانید در یک مرکز تماس دورکاری، بین اعضای تیم اعتماد ایجاد کنید، روحیه همکاری را در تیم تقویت کنید. در ذیل، چند مثال از موقعیت‌هایی که شما به عنوان مدیر می‌توانید برای تقویت ارتباط کارکنان ایجاد کنید، ارائه می‌دهیم:

روابط رو در رو: ارتباط  رو در رو یکی از بهترین روش‌های تقویت ارتباط بین اعضای تیم است. البته این روش گاهی امکان پذیر نیست. برای مثال در حال حاضر که جهان با کووید-19 درگیر است، امکان ارتباط رو در رو شاید وجود نداشته باشد. اما در صورت امکان، سعی کنید موقعیت‌هایی برای اعضای تیم مرکز تماس دورکاری خود به وجود آورید که گاهی با یکدیگر ارتباط رو در رو داشته باشند.

تماس تصویری: در تماس‌های تصویری، ارتباط بین اعضای تیم بسیار سریع تر و آسان تر است و همچنین امکان بروز سوءتفاهم در صحبت‌ها، کاهش پیدا می‌کند. در یک مرکز تماس دورکاری، برای اتخاذ تصمیم های مهم یا حل کردن مسائل، حتما از تماس تصویری و یا ارتباط رو در رو استفاده کنید.

ایمیل: ایمیل، برای موقعیت‌هایی که قصد دارید اطلاعات ساده‌ای را با اعضای تیم در میان بگذارید و نیاز چندانی به دریافت بازخورد آنها ندارید، روشی مناسب است.

3.از تکنولوژی در مسیر درست استفاده کنید.

تکنولوژی ابزاری بسیار قدرتمند برای مدیریت مرکز تماس دورکاری است. اما این حال، باید با اعضای تیم تان برای استفاده از یک تکنولوژی واحد، به توافق برسد.

 برای مثال، اگر از پلتفرم‌های مختلف (مثل سایت‌ها و اپلیکیشن‌های مختلف) برای ارتباط با اعضای تیم استفاده می‌کنید، بهتر است با اعضای تیم‌تان توافق کنید که برای هر کاری تنها از یکی از پلتفرم‌ها استفاده شود. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم‌تان می‌دانند که برای هر کاری، مثلا به اشتراک گذاشتن اطلاعات، حل مسائل، تصمیم‌گیری، تقویت ارتباط، و… باید از کدام یک از پلتفرم‌های موجود استفاده کرد. به این صورت، آنها به طور دقیق خواهند دانست که از هر کدام از پلتفرم‌ها، دقیقا چه زمانی و برای چه کاری استفاده کنند.

همچنین می‌توانید توصیه‌های زیر را به کار گیرید تا از تکنولوژی در جهت پیشرفت تیم تان استفاده کنید:

• اگر از اپلیکیشن‌ها و پلتفرم‌های مختلف استفاده می‌کنید، آموزش‌هایی برای استفاده از آنها را در اختیار اعضا بگذارید.
• از هر کدام از اعضای تیم بپرسید که شخصا چه روشی را برای ارتباط ترجیح می‌دهد: ایمیل، واتساپ، تماس تلفنی، یا … . به این صورت راحت تر می‌توانید با هر کدام از اعضای تیم در ارتباط باشید.
• تا حد امکان، از ایمیل کمتر استفاده کنید. زیرا امکان تعامل همزمان بین دو طرف را کمتر میکند.

تا حد امکان، از تماس‌های ویدیویی بیشتر استفاده کنید.

تلیرکو یک شرکت دانش‌بنیان است. محصولات تلیرکو به کسب وکارها راهکارهایی جهت مدیریت بهتر ارائه می‌دهد.  تیم تلیرکو آماده پاسخگویی به سوالات شماست. برای هر یک از خدمات ومحصولات ما می‌توانید از متخصصان ما به‌صورت کاملا رایگان مشاوره بگیرید. جهت دریافت مشاوره رایگان و دموی رایگان محصولات،کافی است فرم مربوطه را تکمیل نمایید. همکاران ما در سریع‌ترین زمان ممکن با شما تماس خواهند گرفت.