دورکاری یا ریموت کار کردن و یا هر اسم دیگری که داشته باشد. مهم این است که قبل از ورود ویروس کرونا به دنیا، برخی از شرکت‌ها این راه را برای کاهش هزینه‌ها و دسترسی آسان به متخصصان در سراسر دنیا و مزایای دیگری که قرار است در این مقاله به آن‌ها بپردازیم، انتخاب کرده بودند.

با وجود این‌که سمت و سوی کسب و کارهای دنیا به ریموت کردن کارها تا حد امکان است، اما هم‌چنان خیلی از مدیران اعتقادی به وجود بهره وری در این مدل از همکاری ندارند و معتقدند که کارمندان در این شرایط کار نمی‌کنند.

سوال این‌جاست که چه نوع کسب‌وکارهایی قابلیت بهره‌مندی از کارمندان به صورت دورکار را دارند؟

برای استخدام افرادی جهت همکاری ریموت، باید به دنبال افراد با چه نوع شخصیتی باشیم؟

زمانی‌که نوع همکاری با کارمندان به‌صورت دورکاری است، آیا لازم است شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌وری را در مورد آن‌ها تغییر داد؟ چه KPIهایی در این شرایط پررنگ‌تر خواهند بود؟

آیا مدیریت و ارتباط از راه دور با افراد دورکار به تکنولوژی‌های متفاوتی نیاز دارد؟ و یک مدیر در این شرایط به چه مهارت‌های دیگری برای مدیریت بهتر اوضاع نیاز دارد؟

و درنهایت این‌که ویروس کرونا که این روزها خیلی از شرکت‌ها را مجبور کرده تا زیربار دورکاری بروند، آیا این موضوع می‌تواند یک فرصت برای امتحان کردن این شیوه همکاری و بررسی قابلیت‌ها و مقدمات موردنیاز باشد؟

در ادامه به بررسی و پاسخ تک تک این سوالات می‌پردازیم.

 مزایا و معایت دورکاری در کسب‌وکارها

دورکاری در کسب وکارها دارای معایب و مزایایی است که همین خود باعث شده که همیشه تصمیم‌گیری در این زمینه برای مدیریت مشکل باشد. مدیریت بر فردی که به صورت مرتب هر روز به شرکت می‌آيد به نظر خیلی از مدیران کار ساده‌تری است.

بنابراین خیلی از آن‌ها بدون بررسی و درنظرگرفتن معایب و مزایای دورکاری در کسب و کار، گزینه حذف این امکان را انتخاب نموده اند. اما این‌روزها ویروس کرونا که کل دنیا را تحت تاثیر قرارداده‌است، تقریبا تمام شرکت‌ها را مجبور کرده است که این شیوه را امتحان کنند. مطمئنا پس از پایان این بحران ناخوشایند بسیاری از مدیران درمورد تجربه خود از تست دورکاری در کسب وکار خود خواهند گفت.

مزایای استفاده از شیوه دورکاری در کسب وکار:

وبلاگ hupspot این مزایا را برای سه دسته بررسی کرده است:

1- کارفرما

حذف هزینه فضای دفتر که از نظر این سایت هر کارمند سالانه 11000 دلار هزینه فضا را به خود اختصاص می‌دهد.  و ازطرفی افزایش رضایتمندی و ماندگاری کارمندان را با خود به همراه دارد.

2-کارمند

تعادل بین کار و زندگی، صرفه‌جویی در زمان و پول، حفظ محیط زیست، تمرکز بیشتر به دلیل کم شدن حواس پرتی‌های ناشی از محیط کار، تسلط بیشتر بر محیط کار وکاهش استرس از مزایای دورکاری برای کارمندان است.

چه نوع کسب‌وکارهایی قابلیت بهره‌مندی از کارمندان به صورت دورکار را دارند؟

طبق گزارشی که در سایت hupspot آمده است، این صنایع شرایط دورکاری را دارند:
1-فروش و بازاریابی
2-خدمات مشتری
3-مراقبت های بهداشتی
4-کامپیوتر و فناوری اطلاعات
5-آموزش و پرورش
6-مدیریت (شامل مدیریت شبکه‌های اجتماعی، وبسایت‌ها و..)

برای استخدام افرادی جهت همکاری ریموت، باید به دنبال افراد با چه نوع شخصیتی باشیم؟

سایت entrepreneurt به شش ویژگی برای افرادی‌که برای دورکاری مناسب هستند اشاره می‌کند:

1- خود انگیخته

افرادی که بدون نیاز به این‌که آن‌ها را مدام زیرنظر داشته باشید، خودشان بر کار خود به بهترین شکل مدیریت می‌کنند

2-منضبط

افراد منضبط می‌توانند با اولویت‌بندی درست کارها و تعیین مهلت انجام کارها، تسک‌ها را به‌موقع انجام دهند و مقرراتی که خودشان برای کارشان تعیین می‌کنند به آن‌ها اجازه نمی‌دهد که وسط کارهای مربوط به شرکت، به کارهای شخصی بپردازند.

3.داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی

برای برقراری ارتباط  با ایمیل، تلفن و یا هر ابزار دیگری با سایر اعضای تیم و مدیریت، لازم است که افراد دارای مهارت‌های ارتباطی بالایی باشند تا به سرعت از راه دور متوجه وظایف، اهداف و استراتژی‌ها شده و راه‌کار مورد نظر را به درستی انتخاب و اجرا کنند.

4. دارای سابقه دورکاری

افرادی‌که قبلا در این مدل همکاری تجربه دارند، مشخصا بسیار راحت‌تر و سریع‌تر می‌توانند با شرایط خود را هماهنگ کنند و درراستای اهداف شرکت مسلط‌‌تر گام بردارند.

5.پاسخگو

مطمئنا هیچ کارفرما یا مدیری آن‌قدر زمان برای زیرنظر گرفتن یا تعقیب یک نیرو را ندارد که مدام او را فالو کند که تسک‌ها به چه صورتی پیش می‌رود. اما انتخاب یک فرد با مسئولیت‌پذیری بالا خود این نیاز را ازبین می‌برد. هرچند گزینه خوبی خواهد بود که حتما در طول زمانی که کارمند متعهد است سرکار باشد، به راحتی چه از طریق تلفن، ایمیل یا… دردسترس و پاسخگو باشد.

6- ماهر و باهوش

خب مسلما کسی‌که باید زمان زیادی را پای کامپیوتر به انجام کارها به صورت دورکاربپردازد باید آنقدر مهارت لازم برای استفاده از تمامی اپلیکیشن‌ها، ابزارهای ارتباطی و برنامه‌هایی که شرکت برای انجام این کارتیمی درنظر گرفته را به‌خوبی بشناسد و مسلط باشد.

 آیا لازم است شاخص‌های اندازه‌گیری بهره‌وری را تغییر داد؟ چه KPIهایی در شرایط دورکاری  پررنگ‌تر خواهند بود؟

پاسخ این سوال آنقدر گسترده است که سایت remote.co با نظرسنجی از تعدادی از شرکت‌های مهم دنیا، به هزاران پاسخ رسیده است.یعنی هر شرکتی بسته به شرایط کاری، نوع کار، شخصیت فرد و چندین پارامتر دیگر شاخص‌های متفاوتی را درنظر گرفته است. با مراجعه به این سایت می‌توانید نظرات مدیران زیادی را در این زمینه مطلع شوید.

اما آنچه که در عکس زیر هم به خوبی پیداست، مهم‌ترین دلیل موفقیت مدیریت یک تیم دورکار است و آن “اعتماد” است.

آیا مدیریت و ارتباط از راه دور با افراد دورکار به تکنولوژی‌های متفاوتی نیاز دارد؟

1-اینترنت با سرعت بالا

2-فضای ابری مناسب

 نمونه‌های رایگان و مورد اعتماد مثل DropBox و Google Drive

3-پلت‌فرم‌های آنلاین مدیریت پروژه مثل موارد زیر:

Slack

Trello

Taskolo

و انواع پیشرفته‌تر آن شامل:

Scrum Desk

نرم افزار تیم کمپ

ابزارهای بیشتر در این سایت

4- ابزارهای برگزاری جلسات آن‌لاین

Skype، Whatsapp Group Call و Zoom ,skyroom, rubru.me

5-VOIP

استفاده از این ابزار تا مکالمات تلفنی از طریق اینترنت انجام شود و در کاهش هزینه‌ها بسیار موثر است.

 یک مدیر در این شرایط به چه مهارت‌های دیگری برای مدیریت بهتر اوضاع نیاز دارد؟

هر مدیری باید مهارت‌های موردنیاز یک مدیر را داشته باشد. اما مهارت‌هایی که در شرایطی که لازم است نیروهای دورکار را مدیریت کند، ممکن است به آن‌ها افزوده شود. از ‌جمله این قابلیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

نمایش و پاداش به‌موقع تیم با ابزارهای پیغام‌های گروهی

آشنایی کامل با نرم‌افزارهای مدیریت تسک‌ها

فرهنگ‌سازی تیم ، از آن‌جا که این روش تیم ورک، شیوه‌ای متفاوت با آن‌چه قبلا تجربه کرده‌اند، بوده وظیفه و مهارت مدیر است که فرهنگ‌سازی لازم را انجام دهد.

تعیین deadlineهای درست و منطقی برای کارکنان، با توجه به شرایط کاری

آشنایی نسبی با روانشناسی! چرا؟

خب اگر با این مورد آشنا باشد، می‌تواند ویژگی‌های موردنیاز یک فرد مناسب برای دورکاری را به خوبی تشخیص داده و یک تیم مناسب و متعهد را تشکیل دهد.

کلام آخر

در حال حاضر، شرایط کار و مدیریت کسب وکارها به دلیل بحرانی به نام ویروس کرونا بسیار چالش‌برانگیز است. بسیاری از شرکت‌ها با کاهش چشمگیر درآمد و ثابت بودن هزینه‌ها با ضررهای زیادی مواجه شده‌اند. بقا در این شرایط تنها هدف خیلی از شرکت‌ها شده و همه امیدوارند که هر چه زودتر این شرایط تمام شود و به اوضاع قبل برگردد.

اما آن‌چه مسلم است این است که در این شرایط بهتر است هر چه سریع‌تر با انعطاف کامل، تغییرات را بپذیریم و از این تهدید به‌عنوان یک فرصت برای امتحان کردن تاثیر دورکاری بر بهره‌وری کارمندان‌مان استفاده کنیم.

امیدواریم هر چه زودتر این شرایط سخت تمام شود.