قبل از خرید سامانه تلفن گویا IVR لازم است نکاتی را در نظر داشته باشید که در این مقاله به این موارد می‌پردازیم:
چگونگی راه‌اندازی سامانه تلفن گویا IVR
قبل از خرید سامانه تلفن گویا lVR نکاتی وجود دارد که باید به آن‌ها توجه داشته باشید، اولین نکته نحوه راه‌اندازی این سیستم است. روش‌های مختلفی برای راه‌اندازی تلفن گویا مطرح است که در مقالات بعدی به آن خواهیم پرداخت.
برگزیدن دستگاه تلفن مناسب
برای سازمان خود و استفاده از تلفن‌های گویا بهترین دستگاه تلفن، تلفن‌های مجازی هستند که در سیستم کامپیوتر نیز قابل‌نصب می‌باشند، قبل از خرید سامانه تلفن گویا lVR با کارشناسان تلیرکو به جهت انتخاب دستگاه تلفن مناسب مشورت کنید.
از دیگر امکانات این تلفن می‌توان به رایگان بودن آن، سهولت در استفاده و داشتن عملکردی عالی اشاره کرد. اما افرادی نیز هستند، که از تلفن فیزیکی استفاده می‌کنند، این تلفن‌ها باید دارای ویژگی‌های زیر باشند:
- کیفیت خوب و عالی صدای گوشی
- کلیدهای قابل برنامه‌ریزی شده
- صفحه نمایش مناسب
- تلفن دارای چندین خط باشد
انتخاب متن تلفن گویا
نکته دیگری که قبل از خرید سامانه تلفن گویا lVR باید رعایت کنید، در نظر گرفتن یک متن عالی با صدای گوینده است که باید به‌صورت رسا و کاملاً حرفهای اجرا گردد. گوینده‌ای که قرار است انتخاب شود، باید تن صدای زیبا و گیرایی داشته و با برخی از قوانین گویندگی نیز آشنایی کامل داشته باشد. فرقی ندارد که گوینده خانم باشد و یا آقا، اما در بسیاری از سازمانها از صدای خانم برای این کار استفاده می‌کنند.
قیمت راه‌اندازی تلفن گویا
قیمت و هزینه راه‌اندازی تلفن گویا نیز مطابق با نوع فعالیت سازمانها می‌تواند متفاوت باشد. ازجمله ابزارهای موردنیاز در این زمینه که بر قیمت تأثیر می‌گذارند شامل، شبکه کامپیوتری، تعداد هد ست‌ها، هزینه سخت‌افزار و نرم‌افزار موردنیاز و ….
چه فیچرهایی از تلفن گویا را باید موقع خرید در نظر گرفت؟
Cloud یا خدمات در محل on-site
در IVR میزبان ، سیستم IVR در فضای ابری مستقر است و مسئولیت نگهداری، مدیریت ارتباط از راه دورو سرورها بر عهده فروشنده سیستم IVR است و خریدار این سیستم نیازی به خرید سرور و فضای ابری مستقلی ندارد. مرکز تلفن ابری یا ویپ VOIP نیازی به نصب در محل شرکت شما ندارد و خدماتش به‌صورت اینترنتی ارائه می‌شود. اصولاً فضای ابری خدمات مناسبی برای ارائه سامانه تلفن گویا است مگر اینکه شرکت شما بنابه دلایل خاصی تصمیم بگیرد از خدمات در محل استفاده کند و تجهیزات فیزیکی را در محل شرکت به کار برد.
تماس‌های ورودی یا خروجی
سیستم‌های تلفن گویای ورودی میزان تماس ورودی را کنترل می‌کنند ، درحالی‌که سیستم‌های تلفن گویا خروجی، تماس‌هایی را به صورتی کلی یا جزئی انجام می‌گیرند. به‌عنوان‌مثال بانک‌ها از سیستم‌های تلفن گویا خروجی برای اعلام اقساط باقی‌مانده افراد استفاده می‌کنند. شرکت‌های بسیاری خدمات تماس ورودی و خروجی را ارائه می‌دهند اما هزینه خدمات تماس ورودی بیشتر است.
تشخیص گفتار
سیستم‌های IVR که دارای سیستم تشخیص صدا هستند ، به کاربران این امکان را می‌دهند تا به‌جای استفاده از صفحه‌کلید تلفن خود ، در پاسخ به سؤالات با صدای بلند صحبت کنند. اگر شرکت شما برای کنترل تماس‌ها و داده‌های اولیه چون موقعیت‌های مکانی تماس‌گیرندگان و ساعات تماس نیاز به یک سیستم IVR دارد، ما پیشنهاد می‌کنیم از سیستم ساده و اولیه IVR استفاده کنید.سیستم‌های تشخیص گفتار اغلب گران‌تر از سیستمی است که ورودی آن با لمس صفحه‌کلید است اما اگر خدمات گسترده و پیچیده‌ای ارائه می‌دهید استفاده از سیستم گفتار مقرون‌به‌صرفه تر است.
خدمات سلف‌سرویس
شرکت‌های IVR این امکان را به شما می‌دهند که از مسیریابی ساده استفاده کنید. اگر شرکت شما تمایل دارد تا مشتری را هنگام تماس به خدمات یا محصول اصلی هدایت کند، یک سامانه تلفن گویا به‌راحتی آن را برای شما انجام می‌دهد. به‌عنوان‌مثال خدمات شما شامل پرداخت قبض است و مشتری پس از تماس به مسیر پرداخت هدایت می‌شود. لازم به ذکر است این سرویس‌ها سیستم‌های تشخیص گفتار ندارند.
متنی برای گفت‌وگو
بهتر است در ابتدای کار بپرسید که آیا هزینه‌های تلفن گویا شما شامل خدمات متن به مکالمه می‌شود؟. برای تنظیم درخواست‌های سیستم تلفن گویا با استفاده از متن ، شما به‌سادگی اعلان را تایپ می‌کنید (مانند “لطفاً عدد 4 را فشار دهید “) و سپس از منوی، صدا را برای گفتن این اعلان انتخاب می‌کنید. این نوع خدمات به سیستم تلفن گویا شما صدایی حرفهای و سازگار می‌دهد و نیاز به استخدام صداپیشه یا انجام ضبط‌های داخلی ندارید. همچنین باید سؤال کنید که آیا محدودیت‌هایی برای سرویس‌های متن – گفتگو در آن وجود دارد یا خیر و آیا محدودیت‌هایی در تعداد ضبط‌های انجام‌شده و تعداد دفعات تغییر منوها وجود دارد؟
ادغام
شرکت‌های بسیاری خدمات ادغام بانک‌های اطلاعاتی موجود ، وب‌سایت‌ها و سیستم‌های CRM را ارائه می‌دهند و بسته به تنوع خدمات خود هزینه بالاتری نیز دارند.
در یک سیستم تلفن گویا که یکپارچه نشده است ، تماس‌گیرنده‌ای که از طریق یک کارمند هدایت می‌شود مجبور است به کارمند دیگر ، شناسه مشتری و سایر اطلاعات مربوطه را منتقل کند. سپس بخش خدمات مشتری باید تاریخچه مشتری را در CRM یا پایگاه داده جستجو کند. در سیستم‌های یکپارچه ، مشتری در حال تماس می‌تواند نام یا رمز ورود خود را بگوید (یا تایپ کند) و سیستم تلفن گویا فوراً به اطلاعات وی دسترسی پیدا می‌کند.
داشبورد و تجزیه‌وتحلیل
قبل از ثبت‌نام در یک سرویس IVR ، نسخه نمایشی یا دمو داشبورد را از شرکت ارائه‌دهنده بخواهید و در مورد منوی تحلیل گزارش‌ها و آنالیز داده‌ها از آن‌ها سؤال کنید. مشاهده داشبورد قبل از خرید ، به شما این اطمینان را می‌دهد که دسترسی به سیستم IVR شما چقدر آسان خواهد بود و آن را در صورت لزوم می‌توانید تغییر دهید. علاوه بر این ، گزارش‌های داده‌ای را که ممکن است برای شرکت شما مفید باشد در نظر بگیرید و قبل از تصمیم نهایی، درباره آن دسته از گزارش‌ها استعلام کنید.
قراردادهای قیمت‌گذاری و خدمات IVR
مانند بسیاری از سیستم‌های فنی و خدمات مشتریان ، دامنه قیمتی گسترده‌ای برای سیستم‌های IVR وجود دارد. گران‌ترین سیستم‌های IVR سیستم تلفن از طریق سایت (میزبان) هستند. روند اجرای یک سیستم داخلی ممکن است شامل پرداخت هزینه‌های نصب ، هزینه اجاره سرورها و تلفن‌ها ، هزینه‌های نگهداری مداوم و هزینه نرم‌افزار باشد. این سیستم‌ها معمولاً علاوه بر هزینه‌های ماهانه زیاد ، هزینه‌های زیادی برای راه‌اندازی و تنظیم دارند.
بیشتر مشتریان سامانه تلفن گویا از سیستم مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنند، زیرا اجرای آن‌ها ارزان‌تر و سریع‌تر است. بااین‌وجود ، بسته به خدمات موردنیاز، سیستم‌های IVR تنوع قیمت بالایی دارند.
سرویس‌های ابری ، معمولاً IVR را با هزینه اشتراک ماهانه ارائه می‌دهند، با نرخی که در حدود 50 دلار در هرماه برای هر کاربر شروع می‌شود و به بیش از 100 دلار در هرماه می‌رسد. ساختارهای قیمت‌گذاری مانند این‌ها معمولاً قراردادهای خدمات ندارند ، بنابراین می‌توانند در هر زمان فسخ یا تغییر کنند. قیمت استفاده از فضای ابری را میزان استفاده شما از خدمات و زمان مکالمات تعیین می‌کند. پس مراقب هزینه‌های خود باشید.
سرویس‌های ابری باقیمت بالاتر ، که ادغام ، تجزیه‌وتحلیل ، تشخیص گفتار و سایر ویژگی‌های پیشرفته را ارائه می‌دهند ، معمولاً مبتنی بر قرارداد هستند و قیمت‌ها و شرایط بسته به ویژگی‌ها و همچنین تعداد خطوط ارائه‌شده متفاوت است. اگر به دنبال استفاده از خدمات گفته‌شده هستید با کارشناسان تلیرکو در ارتباط باشید تا در خصوص هزینه خدمات مشاوره لازم را دریافت کنید.
مارا درشبکه های اجتماعی دنبال کنید
اینستاگرام | لینکدین | فیسبوک | توئیتر