02188638253 info@telirco.com

جهت دریافت مشاوره و دموی رایگان محصولات تلیرکو،کلیک کنید!

سامانه تلفن گویا | IVR | همه چیز درباره سیستم تلفن گویا و مزایای آن در کسب و کار

تلفن گویا | IVR

سامانه تلفن گویا | IVR چیست؟ 

تلفن گویا | IVR درواقع یک پیام و صدای ضبط‌شده است که با شما صحبت می‎کند. تلفن گویا به‌طور خودکار به شما پاسخ می‌دهد و شما با استفاده از صفحه‌کلید خود می‌توانید با سیستم ارتباط برقرار کنید. 

Response یا IVR Technology به یک فناوری تلفن گویا گفته می‌ شود که به مشتریان یک شرکت یا سازمان اجازه می دهد تا به وسیله‌ی منوهای صوتی از قبل تنظیم شده با سیستم میزبان شرکت مورد نظر خود ارتباط داشته باشند. این ارتباط به وسیله صدای DTMF در زمان تماس مشتری و بدون نیاز به مداخله انسانی برقرار می‌شود. درواقع تلفن گویا | IVR، برای همه سازمان‌ها کاربرد دارد.  استفاده این شرکت‌ها از تلفن گویا برای خود آن‌ها هم سودآور است زیرا خدمات به مشتریان می‌رساند بدون این‌که آن‌ها را به زحمت بیاندازد. سازمان‌ها به دیگران خدمات می‌دهند بدون اینکه هزینه خاصی را متحمل بشوند. 

سیستم تلفن گویا چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟ 

با استفاده از سیستم‎های تلفن گویا | IVR، مشتری بدون نیاز به امکاناتی خاص و تنها با در اختیار داشتن یک خط تلفن، با تلفن گویا تماس گرفته و اطلاعات لازم خود را که قبلا در این سیستم برای آن‌ها فراهم گردیده به صورت صوتی دریافت می‌کند. 

این سیستم‌ها مزایای بسیاری دارند، با استفاده از سیستم تلفن گویا | IVR، پاسخگویی به مشتریان با سرعت بیشتری انجام شده و مشتریان با دنبال کردن راهنمایی‌ها، می‌توانند پاسخ خود را به سرعت دریافت کنند. در نتیجه زمان انتظار مشتری کاهش یافته و در آن صرفه‌جویی می‌شود. حجم تماس‌های ورودی و تعداد مشتریان منتظر در صف انتظار نیز کاسته شده و رضایت مشتری از شما بیشتر خواهد شد. سیستم‌ تلفن گویا | IVR می‌تواند جایگزین نیروی انسانی در اطلاع‌رسانی به مشتریان باشد و به این صورت در هزینه‌های شرکت صرفه‌جویی می‌شود. وجود یک سیستم تلفن گویا در شرکت شما، باعث می‌شود تا مشتریان دید بهتری نسبت به برند شما پیدا کنند و شرکت شما حرفه‌‌ای‌تر جلوه کند. در نتیجه به شرکت‌های کوچک و جویای نام توصیه می‌شود تا برای ایجاد یک تصویر ذهنی حرفه‌ای‌ از خود، از سیستم‌های تلفن گویا | IVR استفاده کنند. 

کاربرد تلفن گویا | IVR

  

کاربرد تلفن گویا | IVR در کسب و کارهای مختلف 

امور مالی و حسابداری: 

تلفن گویا | IVR در امور مالی و حسابداری سبب اعلام اطلاعات مالی به شخص تماس گیرنده خواهد شد. با متصل شدن نرم افزار به منبع اطلاعات مالی و حسابداری، اطلاعات برای شنونده فکس یا با پیام صوتی انتقال داده خواهد شد. از جمله امکانات تلفن گویا برای امور مالی و حسابداری برقراری ارتباط با منبع اطلاعات مالی، اعلام ارقام مالی، اعلام تخفیفات، اعلام مانده حساب، اعلام تراکنش های مالی و ارسال اطلاعات حسابداری است. 

خرده فروشی ها: 

در خرده فروشی تلفن گویا | IVR نقش منشی تلفنی را دارد زمانی که مشتری با مرکز تماس بگیرد تلفن گویا آدرس، ایمیل و سایر اطلاعات اولیه را در اختیار مشتری قرار خواهد داد به عبارت دیگر هدایت مشتری به تلفن گویا پاسخگوی در مرکز انجام خواهد شد. 

بازاریابی و فروش: 

یکی از راه های بالا بردن کیفیت خدمات بازاریابی استفاده از تلفن گویا است. با استفاده از تلفن گویا | IVR اطلاعات در اختیار بازاریابان قرار خواهد گرفت و با صحبت با مشتریان و رسیدن به نتایج دلخواه گزارش را به فروشنده خواهد داد. از جمله مزایای تلفن گویا در بازاریابی و فروش افزایش بهره وری، بازخورد سریع از فروش و بازاریابی به صرفه از لحاظ اقتصادی است. 

سایر کسب و کارهای ارتباط از راه دور: 

و سایر کسب وکارهای راه دور که امکان پاسخگوی حضوری را ندارند برای ادامه فعالیت خود باید از تلفن گویا | IVR برای پاسخگوی به مراجعه کنندگان استفاده کنند.

  

اصول IVR | تلفن گویا چیست؟ 

دلایل مختلفی برای توضیح چرایی استفاده از سیستم‌های IVR وجود دارند. انتخاب نوع سیستم تلفن گویا | IVR در درجه اول به میزان تماس و نحوه استفاده از IVR در کسب‌وکار  شما بستگی دارد. در این مقاله ما به بررسی اصولی که شمارا در انتخاب سیستم IVR راهنمایی خواهد کرد، خواهیم پرداخت.  

خدمات به مشتری 

مشتریانی که با شرکت یا سازمانی تماس می‌گیرند، انتظار دارند در اسرع وقت خدمات لازم را دریافت کنند. ازآنجاکه سیستم‌های تلفن گویا | IVR می‌توانند به‌سرعت و به‌راحتی پاسخگوی مشتری باشند، می‌توانند زمان انتظار مشتری را کاهش دهند و باصرفه جویی در وقت باعث افزایش میزان رضایت مشتریان شوند. همچنین هزینه‌های استخدام نیروی انسانی را برای شرکت‌های نوپا کاهش می‌دهد. 

پردازش و مجموعه‌های پرداخت 

از اتوماسیون معاملات و مجموعه‌های پرداخت IVR می‌توان برای خدمات مالی استفاده کرد. تلفن گویا | IVR امکان مشاهده صورتحساب، مانده‌حساب و پرداخت را برای مشتریان خارج و داخل کشور می‌دهد. خدمات پرداخت IVR معمولاً هزینه بالایی نسبت به سیستم‌های IVR معمولی دارد اما برای بسیاری از شرکت‌ها این هزینه پایین‌تر از هزینه استخدام نماینده یا کارمند برای پردازش امور پرداختی است. 

بازاریابی و ارتباطات IVR Outbound 

بازاریابی برون‌گرا اصطلاحی است که اخیراً در بسیاری از سینماها، سمینارها و حتی پشت چراغ ‌قرمز به کار می‌رود. به‌عنوان‌ مثال شما پشت چراغ‌قرمز منتظر سبز شدن چراغ هستید که از تابلو اعلانات تبلیغاتی پخش می‌شود. یک مطب دندانپزشکی ممکن است از یک سیستم تلفن گویا | IVR برونگرا برای برقراری تماس‌های خودکار به جهت یادآوری مشتریان برای زمان قرارهای آینده استفاده کند.  

 نحوه خرید تلفن گویا | IVR

نحوه خرید سامانه تلفن گویا | IVR 

قبل از خرید سامانه تلفن گویا | lVR نکاتی وجود دارد که باید به آن‌ها توجه داشته باشید، اولین نکته نحوه راه‌اندازی این سیستم است. روش‌های مختلفی برای راه‌اندازی تلفن گویا مطرح است که در مقالات بعدی به آن خواهیم پرداخت. 

برگزیدن دستگاه تلفن مناسب 

برای سازمان خود و استفاده از تلفن‌های گویا بهترین دستگاه تلفن، تلفن های مجازی هستند که در سیستم کامپیوتر نیز قابل ‌نصب می‌باشند، قبل از خرید سامانه تلفن گویا | lVR  با کارشناسان تلیرکو به جهت انتخاب دستگاه تلفن مناسب مشورت کنید. 

از دیگر امکانات این تلفن می¬‌توان به‌رایگان بودن آن، سهولت در استفاده و داشتن عملکردی عالی اشاره کرد. اما افرادی نیز هستند، که از تلفن فیزیکی استفاده می¬‌کنند، این تلفن‌ها باید دارای ویژگی¬‌های زیر باشند: 

  • کیفیت خوب و عالی صدای گوشی
  • کلیدهای قابل‌برنامه‌ریزی شده
  • صفحه‌نمایش مناسب
  • تلفن دارای چندین خط باشد  

متن تلفن گویا 

نکته دیگری که قبل از خرید سامانه تلفن گویا | lVR باید رعایت کنید، در نظر گرفتن یک متن عالی با صدای گوینده است که باید به‌صورت رسا و کاملاً حرفه¬ای اجرا گردد. گوینده‌ای که قرار است انتخاب شود، باید تن صدای زیبا و گیرایی داشته و با برخی از قوانین گویندگی نیز آشنایی کامل داشته باشد. فرقی ندارد که گوینده خانم باشد و یا آقا، اما در بسیاری از سازمان‌ها از صدای خانم برای این کار استفاده می¬‌کنند. 

 

قیمت راه‌ اندازی تلفن گویا | IVR 

قیمت و هزینه راه‌اندازی تلفن گویا نیز مطابق با نوع فعالیت سازمان ها می‌تواند متفاوت باشد. ازجمله ابزارهای موردنیاز در این زمینه که بر قیمت تأثیر می گذارند شامل، شبکه کامپیوتری، تعداد هد ست‌ها، هزینه سخت‌افزار و نرم‌افزار موردنیاز و ….

  

کاهش هزینه‌های سازمان و افزایش بهره‌وری با IVR 

امروزه با توجه به اینکه برقراری ارتباط برای همه افراد یکی از نیازهای ضروری می‌باشد، هزینه‌های مربوط به آن نیز در حال افزایش است. به همین دلیل افراد برای کاهش این هزینه‌ها به دنبال راه چاره بوده‌اند، که سیستم تلفن گویا در جهت پاسخگویی به نیاز کارکنان، مشتریان، مدیران و … طراحی گشت. یکی از راهکارهای بسیار مناسب برای مدیریت هزینه‌های کسب و کار و ارتباط با یکدیگر، مدیریت هزینه با تلفن گویا | IVR می‌باشد.  

1.مدیریت منابع انسانی: 

یکی از بزرگترین مزیت های تلفن گویا صرفه‌جویی در پول است. هر سازمانی اگر بخواهد، برای پاسخگویی به مشتری نیروهای متخصص استخدام کند و پاسخگوی تک تک مشتریان باشد، در این صورت مجبور به پرداخت هزینه‌های زیاد می-‌شود، اما با روی کار آمدن این تکنولوژی دیگر نیازی به تیم متخصص نمی‌¬باشد و افراد با استفاده از آن، در مدیریت هزینه با تلفن گویا | IVR موفق می¬‌شوند. 

2.راه اندازی تلفن گویا برای دورکاری: 

یکی از روش‌های بسیار موثر که کمک بسیاری به افراد از لحاظ مالی می¬کند، دورکاری است که بسیاری از کارکنان و یا پرسنل در برخی از کسب و کارها می‌توانند، بدون اجاره دفتر کار با استفاده از سیستم تلفن گویا فعالیت خود را در خانه نیز انجام داده و پاسخگوی مردم باشند. در این صورت مدیریت هزینه با تلفن گویا | IVR میسر خواهد شد. 

 

 

چرا شرکت‌هایی که از سامانه تلفن گویا | lVR برای ارتباط با مشتری استفاده می کنند، از دید مشتریان حرفه‌ای‌تر هستند؟

  

1.خدمات رسانی بهتر به مشتریان: 

سامانه تلفن گویا | lVR برای ارتباط با مشتری بسیار پیشرفته عمل کرده و افراد برای کسب آگاهی تنها با دستورالعمل های گفته شده میتوانند به اطلاعات دست پیدا کنند. به همین دلیل است که مراکزی که به تلفن گویا مجهز هستند، از نظر مشتریان حرفه‌ای و پیشرفته می باشند. 

2.تماس نامحدودمشتریان:

یکی از مهمترین مزایایی که تلفن گویا دارد، پاسخگویی به کاربران در روزهای تعطیل و ساعات غیراداری می‌باشد. درواقع مشتریان می¬‌توانند در هر زمانی که می‌خواهند برای رفع مشکلات و سوالات خود با مرکز تماس گرفته و به صورت نامحدود از این سیستم بهره ببرند.

3.برقراری رابطه بهتر با مشتریان:

سیستم تلفن گویا | lVR برای ارتباط با مشتری امکانات بسیاری در این سیستم قرار داده است که بسیار کارآمد می¬‌باشند، با توجه به این امکانات و برقراری ارتباطی نزدیک با مشتری، کاربران، سازمانی را که از تلفن گویا بهره می‌¬برند را حرفه‌¬ای و پیشرفته می¬دانند. سیستم lVR این امکان را فراهم می‌آورد که در مراسم‌های خاص بتوانید به مشتریان پیام تبریک ارسال نمایید.

  

 تفاوت تلفن گویا | IVR و سانترال

تفاوت تلفن گویا | lVR و سانترال؟ کدام بهتر است؟

  1. اولین تفاوت تلفن گویا | lVR و سانترال در این است که امروزه همانطور که خود می‌دانید برخی از کارها و مشاغل به صورت دورکاری انجام شده و افراد در منزل به فعالیت می¬‌پردازند، سیستم تلفن گویا این امکان را برای کارمندان فراهم می‌آورد که در خانه نیز بتوانند با مشتریان ارتباط برقرار کنند، اما سیستم تلفنی سانترال این عملکرد را ندارد.
  2. هنگامی که یکی از پرسنل بخواهد نقل مکان کند و میز خود را سمت دیگری منتقل کند، با وجود سیستم تلفن گویا این کار به راحتی امکان پذیر است و فقط دستگاه تلفن خود را به همراه می‌¬برد، اما زمانی که شرکتی به سیستم تلفن سانترال مجهز باشد، نیاز به نصب و راه¬اندازی مجدد دارد.
  3. یکی دیگر از تفاوت تلفن گویا | lVR و سانترال در هزینه آن است که تلفن گویا برای شرکت¬هایی مناسب است که نمی-‌خواهند هزینه زیادی پرداخت کرده و یک تیم تخصصی برای ارتباط با مشتری استخدام کنند، اما راه اندازی سانترال هزینه بالایی می‌طلبد. 

 

 

کلام آخر 

سیستم تلفن گویا | IVR به شرکت‌ها امکان پاسخ دادن به تلفن‌ها را به صورت اتوماتیک می‌دهد، می‌توانید با دادن حق انتخاب به مخاطب پاسخ‌های مناسبی مانند ایمیل، فکس و… را به مشتری بدهد، این کانال ارتباطی بیشتر در شرکت‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که آمار تماس‌های آنها بسیار زیاد باشد. در این مقاله تلاش کرده ایم به صورت مختصر زمینه های آشنایی با سیستم تلفن گویا را برای علاقه مندان مهیا سازیم.

 

 

 

call center – هر آنچه در مورد مرکز تماس لازم است بدانید! (راهنمای جامع)

call center – هر آنچه در مورد مرکز تماس لازم است بدانید! (راهنمای جامع)

مرکز تماس که به کال­ سنتر هم معروف است، برای برقراری ارتباط شرکت­ ها و سایر موسسات با مشتریان بسیار نقش مهم و کارآمدی دارد. در واقع بسیاری از صاحبان کسب و کار پس از این که ایده‌ی اولیه خود را صیقل می‌دهند، در قدم‌های بعدی حتما مرکز تماس را در اولویت قرار می‌دهند.

1 دیدگاه

  1. سینا

    از مطالب آموزشیتون استفاده کردم

    پاسخ

یک دیدگاه بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شماره تماس

02188638253

دفتر مرکزی

تهران، خ کارگرشمالی، خ فرشی مقدم، پردیس شمالی دانشگاه تهران، ساختمان شماره دو، فضای شماره 208

ساعت کاری

شنبه تا چهارشنبه:

9:00 الی 18:00

 

fa_IR