صفر تا صد آموزش راه اندازی مرکز تماس استاندارد

مرکز تماس Call Center

به طور خلاصه مرکز تماس، دفتری است که قادر به پاسخگویی به حجم زیادی از تماس­‌های تلفنی مربوط به یک شرکت، فروشگاه، موسسه و یا … باشد؛ به خصوص برای گرفتن سفارش یا ارائه خدمات به مشتری. این دفاتر وظیفه مدیریت تک به تک تماس­‌ها را توسط نمایندگان تلفنی خود دارند. همچنین بسیاری از مراکز تماس در سراسر دنیا برای بهبود کارشان و تعامل بهتر با مشتریان از نرم‌افزار­های مختلف مربوط به مراکز تماس استفاده می­‌‌کنند. در ادامه به بررسی و آموزش راه‌ اندازی مرکز تماس استاندارد خواهیم پرداخت.

آموزش راه‌ اندازی مرکز تماس استاندارد

لازم است تا در راستای راه ‌اندازی مرکز تماس استاندارد به چندین نکته از قبیل موارد زیر اشاره کرد:                   

تعداد کارمندان مورد نیازتان را محاسبه کنید:

برای شروع کار، فقط حدس نزنید که به چه تعداد کارمند احتیاج دارید. برای موفقیت در کسب و کار لازم است که به طور دقیق تعیین کنید به چه تعداد کارمند و به چه مقدار فضایی احتیاج دارید. پس از بررسی­­‌‌های دقیق می­‌توانید تمام فناوری­‌های مورد نیاز، فضای اداری، جذب نیرو و … را مطابق استاندارد­های لازم انجام دهید. این­‌گونه می­‌توانید مقدار دقیق هزینه­‌هایتان را پیش­بینی و از پرداخت هزینه­‌های غیرضروری و غیرلازم جلوگیری کنید.

درباره­‌ی این که مرکز تماس شما در چه مکانی باشد تصمیم­ گیری کنید: 

در این زمینه شما باید یک سری نکات را رعایت کنید. برای مثال تنها بر کوتاه کردن مسیر تیم مدیریت خود تمرکز نکنید؛ بلکه اطمینان حاصل کنید که دسترسی به دفتر مرکز تماس برای تمام کارمندان راحت باشد. برای مثال دسترسی راحت به وسایل حمل و نقل عمومی مانند مترو یا اتوبوس را داشته باشد و همچنین دارای پارکینگ باشد.

در مورد مهارت­‌هایی که می­ خواهید جذب کنید فکر کنید:

به هنگام راه اندازی یک مرکز تماس استاندارد، باید به طور دقیق مهارت‌هایی که قصد جذبشان را دارید بررسی کنید. برای مثال اگر ارائه دهنده­ خدمات به یک منطقه خاص هستید، باید به فکر استخدام افراد محلی و آشنا با فرهنگ محلی آن­جا باشید.

تکنولوژی‌­ای را انتخاب کنید که با نیاز­های تجاری‌­تان مطابقت داشته باشد:

چهارمین نکته در زمینه آموزش راه اندازی مرکز تماس استاندارد این است که با توجه به اطلاعاتی که نیاز به ذخیر­ه­ سازی آن­ها دارید تکنولوژی مد نظرتان را فراهم کنید. در ابتدای کار نیز لازم نیست که تصمیم بگیرید از چه نوع هدفون­‌هایی برای دفتر مرکز تماس­تان استفاده کنید. از آن­جا که این وسیله ممکن است از اولین چیز­هایی باشد که به هنگام راه اندازی مرکز تماس به ذهن‌تان متبادر شود اما می‌­توانید تصمیم ­گیری در این­ باره را به مراحل بعدی نیز موکول کنید. با این حال تنها کافی است که در نظر بگیرید که می‌خواهید از هدفون متصل به تلفن­ رومیزی استاندارد استفاده کنید یا تلفن­ های متصل به کامپیوتر.

زمان کافی برای این کار کنار بگذارید:

از آنجا که معمولا راه ‌اندازی یک دفتر مرکز تماس حدودا 6 ماه به طول می­‌انجامد باید زمان کافی برای این کار داشته باشید تا با کمبود وقت مواجه نشوید.

برای پشتیبانی و ایجاد انگیزه به یک تیم مدیریتی قوی احتیاج دارید.

پیش از افتتاح دفتر مرکز تماس خود به استخدام و آموزش کارمندان بپردازید.

تلیرکو یک شرکت دانش‌بنیان است. محصولات تلیرکو به کسب وکارها راهکارهایی جهت مدیریت بهتر ارائه می‌دهد.  تیم تلیرکو آماده پاسخگویی به سوالات شماست. برای هر یک از خدمات ومحصولات ما می‌توانید از متخصصان ما به‌صورت کاملا رایگان مشاوره بگیرید. جهت دریافت مشاوره رایگان و دموی رایگان محصولات،کافی است فرم مربوطه را تکمیل نمایید. همکاران ما در سریع‌ترین زمان ممکن با شما تماس خواهند گرفت.